Al jarenlang krijgt u een forfaitaire kostenvergoeding.
Opdat een handelsvertegenwoordiger geen problemen zou hebben om kleinere onkosten te bewijzen, wordt dikwijls een forfaitaire vergoeding toegekend. Ofwel staat deze uitdrukkelijk in het arbeidscontract, ofwel is deze gebruikelijk sinds geruime tijd. Toegegeven, dikwijls overschrijdt het bedrag ervan de werkelijk gemaakte kosten.
Wat gebeurt er als de sociale of fiscale inspectie langskomt op de firma?
De inspecteur kan navraag doen welke kosten de forfaitaire vergoeding dekt en of deze met andere woorden verantwoord kan worden. Het is dus wenselijk dat er al op papier staat waarvoor het forfait juist diende. Een omschrijving volstaat: parkingkosten, carwash, drinkgelden, lunchkosten, toegang tot professionele beurzen, kleine persoonlijke geschenken voor klanten, abonnement op professionele tijdschriften, lidmaatschap bij professionele verenigingen, kosten van kleine bureelbenodigdheden enz.
Is het forfait aanvaardbaar voor de sociale zekerheid en de fiscus?
Wat de RSZ betreft, kan teruggegrepen worden naar de richtlijnen die deze instantie zelf op haar website heeft staan. Dikwijls zal een samentelling van de kleinere forfaits die worden aanvaard, volstaan zoals voor onder andere baankosten voor niet-sedentaire werknemers (opgesplitst in afwezigheid van faciliteiten en maaltijd), bureaukosten als u een deel van uw werk thuis doet, internetverbinding, kosten verbonden aan de auto (garage, parking, carwash). Natuurlijk mogen deze kosten al niet gedekt worden door terugbetaling ervan door de werkgever op basis van facturen.
Wat gebeurt er als het forfait te hoog is?
Het deel van de kostenvergoeding dat niet verantwoord kan worden, zal beschouwd worden als verdoken loon. Dit heeft implicaties op het verleden (zowel de RSZ als de fiscus kunnen een beperkt aantal jaren teruggaan): uw werkgever draait op voor de werkgevers- en werknemersbijdragen in de RSZ, maar u draagt de belastingimplicatie. Voor de toekomst zou het bedrag bij uw loon gevoegd moeten worden.
Soms wil de werkgever gewoon uw onkostenforfait wijzigen.
Er wordt al wel eens voorgehouden dat er problemen kunnen rijzen met de RSZ en de fiscus om uw forfait aan te passen. Dan stelt de werkgever voor om het bedrag op te splitsen in kleinere bedragen waarvoor een aparte verklaring wordt aangewend. Hoe dan ook is het op dat ogenblik opletten geblazen. Inderdaad lijkt het eindresultaat soms hetzelfde, maar niks is minder waar. Een grondige vergelijkende studie is dan ook aangewezen.
Wat moet u in het achterhoofd houden?
Een kostenvergoeding is voordelig, zowel voor u als uw werkgever, maar overdrijf niet. Bedenk trouwens dat een kostenvergoeding eigenlijk geen loon is zodat het niet meetelt voor alle sociale zekerheidsaspecten (ziekte, werkloosheid, pensioen) en voor de berekening van vakantiegeld en vergoedingen bij contracteinde. Bovendien bestaat de mogelijkheid tot herkwalificatie.